PEMROSESAN TRANSAKSI, APLIKASI FUNGSIONAL, DAN INTEGRASI
A. PENDAHULUAN
Kegiatan
utama dari organisasi adalah menggunakan sistem pemrosesan transaksi. Dalam
setiap organisasi ada transaksi bisnis yang bersifat mission-critical.
Transaksi tersebut terjadi ketika sebuah perusahaan menghasilkan produk atau
menyediakan jasa. Setiap transaksi dapat menghasilkan transaksi tambahan.
Sebagai contoh, pembelian bahan akan mengubah tingkat persediaan, dan membayar
karyawan mengurangi kas perusahaan. Karena perhitungan yang terlibat dalam
transaksi sangat sederhana dan volume transaksi besar dan berulang-ulang,
transaksi tersebut mudah diselesaikan dengan komputerisasi.
Sistem
pengolahan transaksi (TPS) memonitor, mengumpulkan, menyimpan, memproses, dan
menyebarkan informasi untuk semua data transaksi. Inti bisnis rutin adalah
input untuk aplikasi sistem informasi fungsional, serta gudang data, manajemen
hubungan pelanggan (CRM), dan sistem lainnya. TPS juga
menyediakan data penting untuk e-commerce, terutama data tentang pelanggan dan
pembeliannya.
Untuk
menawarkan layanan dalam ekonomi digital, perusahaan harus terus-menerus
meningkatkan sistem informasi fungsionalnya dengan menggunakan tenologi
canggih. Selain itu, berbagai proses fungsional harus ditingkatkan sesuai
kebutuhan. Sistem informasi fungsional untuk akuntansi dan keuangan, penjualan
dan pemasaran, manajemen produksi/operasi dan logistik, dan lain-lainnya dapat
mendapatkan banyak data dari sistem pemrosesan transaksi ( transaction
procesing system – TPS ), yaitu sistem yang memproses berbagai transaksi rutin
perusahaan
B.
PERMASALAHAN
Pokok
permasalahan yang akan dibahas dalam bagian ini adalah bagaimana sistem
pemrosesan transaksi (TPS), Aplikasi Fungsional, dan Integrasi Aplikasi dapat
mendukung dan memfasilitasi organisasi sehingga bisnis
dapat berjalan dengan baik dan efisien.
C.
PEMBAHASAN
Sistem Informasi Pengolahan
Transaksi (TPS)
Tujuan dan Obyek TPS
Tujuan
utama dari TPS adalah untuk menyediakan semua informasi yang dibutuhkan oleh organisasi
agar bisnis berjalan dengan baik dan efisien. Untuk mencapai tujuan ini, sebuah
TPS harus sesuai dengan karakteristiknya.
Karakteristik utama sistem informasi
fungsional
·
Terdiri dari sistem yang lebih kecil
·
Terpadu atau independen
·
Berinteraksi
·
Dukungan atas tingkatan yang berbeda.
Aktivitas dan Metode TPS
Data
spesifik diproses oleh TPS, proses yang cukup standar terjadi, di sebuah
perusahaan produsen, dalam perusahaan jasa, atau dalam organisasi pemerintah.
Pertama, data mentah yang dikumpulkan dan kemudian data dimasukkan ke dalam
komputer melalui perangkat input, yang biasanya dilakukan secara otomatisasi
entri data TPS sebanyak mungkin karena volume yang besar.
Selanjutnya, sistem proses data yang
terdiri dari dua cara dasar: batch processing atau online. Pada batch
processing, perusahaan mengumpulkan data dari transaksi yang terjadi. Kemudian sistem
menyiapkan dan memproses data yang dikumpulkan secara periodik (misalnya,
sekali setiap malam). Batch processing ini berguna untuk operasi yang
membutuhkan pemrosesan untuk jangka waktu.
Untuk
melaksanakan proses transaksi online, master file yang berisi informasi penting
tentang entitas bisnis yang penting ditempatkan pada hard drive sebagai basis
data operasional, dimana langsung dapat diakses. Transaksi file berisi
informasi tentang kegiatan usaha, seperti order yang dilakukan oleh pelanggan,
juga diadakan di file secara online sampai tidak lagi diperlukan untuk kegiatan
pengolahan transaksi sehari-hari. Hal ini memastikan bahwa data transaksi yang
tersedia untuk semua aplikasi, dan semua data selalu up-to-date.
Basis WEB dan Sistem Pengolahan Transaksi Online
Sistem pemrosesan transaksi
melibatkan pelanggan, vendor, telekomunikasi, dan berbagai jenis hardware dan
software. TPS tradisional terpusat dan dijalankan pada mainframe. Dalam proses transaksi online (OLTP),
transaksi diproses setelah terjadi.
Dengan OLTP dan Web teknologi
seperti portal dan extranet, pemasok dapat mengetahui tingkat persediaan
perusahaan atau jadwal produksi secara real time. Pelanggan juga bisa
memasukkan data ke dalam TPS untuk melacak pesanan secara langsung.
Jenis Tugas dalam Pengolahan Transaksi
Pengolahan Transaksi ada di semua bidang fungsional. Beberapa aplikasi yang melintasi beberapa proses
fungsional order-daerah.
Pengolahan Order. Pesanan untuk
barang dan/atau jasa dapat mengalir dari pelanggan ke perusahaan melalui
telepon, di atas kertas, atau elektronik.Pemrosesan order Cepat dan efektif
diakui sebagai kunci untuk kepuasan pelanggan. Pesanan juga bisa secara
internal-dari satu departemen yang lain. Setelah pesanan tiba, sistem
pengolahan membutuhkan pesanan untuk menerima, dokumen, rute, meringkas, dan
menyimpan perintah. Sebuah sistem komputerisasi juga dapat melacak penjualan
per produk, dengan zona, oleh pelanggan, atau tenaga penjual, menyediakan penjualan
atau informasi pemasaran yang mungkin berguna bagi organisasi.
Web
Analytics. Pemrosesan transaksi juga bisa dilakukan di Web yang dikenal
sebagai Web analytics. Web analytics adalah analisis data untuk memahami
perilaku pengunjung di situs Web. Web analytics dimulai dengan mengidentifikasi
data yang dapat menilai efektivitas tujuan situs dan tujuan. Selanjutnya,
analisis data yang dikumpulkan, seperti pengunjung situs berasal dari mana, dan
berapa lama saat mengunjungi situs tersebut, dan bagaimana mereka berinteraksi dengan
situs informasi. Karena tujuan situs EC
adalah menjual produk, Web analytics yang paling berharga adalah yang berkaitan
dengan langkah-demi-langkah konversi dari pengunjung ke pelanggan.
Manajemen
Produksi/Operasi dan Logistik
Manajeman produksi dan operasi (POM)
dalam organisasi berfungsi untuk bertanggung jawab atas proses yang mengubah
masukan menjadi keluaran yang berguna. Dibandingkan dengan bidang fungsional
lainnya, daerah POM ini sangat beragam, seperti sistem informasi penunjang. Hal
ini juga berbeda jauh dengan antar organisasi.
Manajemen
Logistik dan Pengelolaan Bahan
Tiga dukungan TI adalah : manajemen logistik
dan pengelolaan bahan, perencanaan produksi/operasi, dan manufaktur komputer
terpadu (CIM).) kegiatan. Kegiatan ini dapat didukung oleh sistem informasi.
Manajemen
logistik/Persediaan. Manajemen persediaan menentukan berapa
banyak persediaan yang dapat dijaga, kelebihan persediaan dan biaya yang
terlalu mahal. Beberapa jenis biaya
memainkan peran penting dalam keputusan persediaan: biaya pemeliharaan
persediaan, biaya pemesanan (biaya tetap per order), dan biaya tidak memiliki
persediaan bila diperlukan (yang kekurangan atau kesempatan biaya). Tujuannya
adalah untuk meminimalkan total biaya.
Banyak perusahaan besar (seperti Wal-Mart)
memungkinkan pemasok untuk memantau tingkat persediaan dan bila diperlukan,
menghilangkan kebutuhan untuk mengirimkan pesanan pembelian (strategi VMI). Pemantauan
ini dapat dilakukan dengan menggunakan agen perangkat lunak ponsel melalui
Internet. Hal ini juga dapat dilakukan dengan menggunakan Web Services, seperti
Dell Computer lakukan.
Quality
Control. Sistem Quality Control manufaktur adalah sistem yang berdiri sendiri atau
dapat menjadi bagian dari manajemen mutu enterprise wide total (TQM) usaha.
Mereka memberikan informasi tentang kualitas bahan yang masuk dan suku cadang,
serta kualitas dalam proses produk setengah jadi dan selesai.
Mengontrol kualitas data yang dapat
dikumpulkan oleh sensor berbasis web dan diinterpretasikan secara real time,
atau mereka dapat disimpan dalam database untuk analisis masa depan. Juga,
RFIDs dapat digunakan untuk mengumpulkan data laporan periodik yang dihasilkan dan
manajemen dapat membandingkan kinerja antar departemen.
Perencanaan Produksi/Operasi
Perencanaan POM di banyak perusahaan
didukung oleh IT. Sebagian besar bidang perencanaan dan dukungan komputerisasi.
Sistem Just-in-Time. Dalam kustomisasi massal dan membangun-untuk order- produksi, konsep
just-in-time sering digunakan. Just-in-time (JIT) adalah strategi persediaan
yang mencoba untuk meminimalkan persediaan dan terus memperbaiki proses dan
sistem. Sistem JIT Banyak yang didukung oleh perangkat lunak dari vendor
seperti HP. IBM. CA.
Manajemen Proyek. Sebuah proyek biasanya
merupakan suatu usaha yang terdiri dari
banyak kegiatan saling terkait, biayanya besar, dan berlangsung selama beberapa
minggu atau tahun. Manajemen proyek yang rumit dengan karakteristik sebagai
berikut:
·
Sebagian besar proyek usaha dan memiliki percobaan di suatu daerah
·
Ketidakpastian biaya dan waktu penyelesaian
umumnya panjang
·
Partisipasi yang signifikan dari luar yang sulit untuk mengontrol.
·
Diperlukan interaksi antara peserta.
·
Kegiatan yang saling berhubungan membuat perubahan dalam perencanaan dan
penjadwalan menjadi sulit.
·
Proyek seringkali melibatkan resiko yang tinggi keterlambatan, kegagalan,
dan perubahan mahal, tetapi juga tinggi potensi keuntungan.
Intelligent
Pabrik untuk Kustomisasi Mass.
Memproduksi barang disesuaikan dengan harga yang kompetitif dilakukan pada
tahap pengembangan produk ketika produsen berencana dan mensimulasikan
langkah-langkah produksi. Kemudian, proses manufaktur individu dapat
dioptimalkan dan dikoordinasikan dengan satu sama lain dalam sebuah pabrik
simulasi. Semua proses dengan cepat diperbaiki. Semua ini dapat dilakukan
dengan biaya yang wajar. Demikian pula, seluruh pabrik direncanakan dan
dirancang jauh sebelum dibangun.
Computer-Integrated Manufacturing (CIM)
CIM adalah sebuah konsep atau
filosofi yang memproses integrasi dari berbagai sistem komputerisasi pabrik.
CIM memiliki tiga tujuan dasar: (1) penyederhanaan dari semua teknologi
manufaktur dan teknik-teknik, (2) otomasi proses manufaktur sebanyak mungkin,
dan (3) integrasi dan koordinasi dari semua aspek desain, manufaktur, dan fungsi
terkait melalui hardware dan software teknologi komputer
Keuntungan
utama dari CIM adalah kelengkapan dan fleksibilitas. Busur ini terutama penting
dalam proses bisnis yang benar-benar direstrukturisasi atau dihilangkan. Tanpa
CIM, mungkin perlu untuk menginvestasikan uang dalam jumlah besar untuk
mengubah sistem informasi yang ada agar sesuai dengan proses-proses baru.
Manajemen Pemasaran dan Sistem Penjualan
Sistem Channel (dalam pemasaran) adalah semua
sistem yang terlibat dalam proses mendapatkan produk atau pelayanan kepada
pelanggan dan berurusan dengan kebutuhan pelanggan. Sistem Channel dapat
menghubungkan dan mengubah pemasaran, penjualan, pengadaan, logistik dan
pengiriman, dan kegiatan lainnya. Kekuatan berasal dari integrasi sistem Channel
dengan bidang fungsional perusahaan. Masalahnya adalah bahwa perubahan dalam
salah satu Channel dapat mempengaruhi Channel lainnya. Oleh karena itu, sistem
informasi pendukung harus dikoordinasikan atau bahkan terintegrasi. Keuntungan Channel-driven
adalah (1) kecepatan transaksi (real-time response) karena sifat interaktif dari
proses, (2) jangkauan global, (3) mengurangi biaya, (4) menambahkan konten
multimedia, serta tambahan elemen-elemen strategis, dan ( 5) keandalan.
Kegiatan sistem Channel di sini, hanya mengorganisir menjadi tiga kelompok:
hubungan pelanggan, saluran distribusi dan inovasi, dan manajemen pemasaran.
Pelanggan adalah Raja/Ratu
Sangat penting bagi perusahaan untuk
mengetahui siapa pelanggan mereka dan memperlakukan mereka "seperti
royalti baru dan Inovasi produk dan layanan, promosi sukses, pelanggan dan
layanan pelanggan kelas dunia menjadi suatu keharusan untuk organisasi.
Profil
pelanggan dan Analisis Preferensi. Informasi tentang pelanggan potensial sangat penting untuk
keberhasilan sistem informasi yang canggih dan telah dikembangkan untuk mengumpulkan
data tentang pelanggan, demografi (usia, jenis kelamin, tingkat pendapatan),
dan preferensi. Analisis kebiasaan belanja dapat membantu dalam mengatur layout
toko.
Daftar
Calon Nasabah dan Database Marketing. Semua perusahaan perlu mengetahui siapa pelanggan mereka,
dan TI dapat membantu menciptakan database pelanggan dari pelanggan potensi. Daftar
calon-pelanggan kemudian dapat dianalisis dan disortir oleh setiap klasifikasi
yang diinginkan untuk direct mailing, e-mail, atau telemarketing. Data Nasabah
dapat disimpan dalam database perusahaan atau dalam database pemasaran khusus
untuk analisis yang digunakan di masa depan.
Kustomisasi
Massal. Pelanggan saat
ini menginginkan produk yang disesuaikan. Beberapa produsen menawarkan
konfigurasi produk yang berbeda, dan dalam beberapa puluhan produk pilihan yang
tersedia. Hasilnya adalah kustomisasi massal, seperti yang dilakukan
SUC-cessfully oleh Dell Computer dan perusahaan lainnya. Hal ini dicapai dengan
menggunakan sistem komputerisasi manufaktur. Dengan demikian, seseorang dapat
menghasilkan sejumlah produk dan disesuaikan dengan biaya rendah, yang biasanya
dicapai hanya dalam produksi barang noncustomized besar (disebut produksi
massal). Kustomisasi mungkin baik dalam barang-barang manufaktur dan jasa.
Kustomisasi Massal bukan untuk semua orang,
dan itu memiliki beberapa keterbatasan. Keterbatasan utama adalah bahwa hal itu
membutuhkan technology produksi yang sangat
fleksibel, sistem ini rumit dan untuk
memunculkan keinginan dan kebutuhan, dan sistem langsung kepada pelanggan. Keterbatasan
lainnya adalah biaya: Beberapa orang tidak mampu atau tidak mau membayar bahkan
dengan harga yang sedikit lebih tinggi yang sering memerlukan kustomisasi..
Personalisasi. Menggunakan kamera,
pengecer dapat menemukan apa yang dilakukan orang saat mereka mengunjungi
toko-toko. Demikian pula, perangkat lunak pelacakan dapat menemukan apa yang
dilakukan orang di toko virtual. Teknologi ini menyediakan informasi untuk
pemasaran real-time dan juga digunakan dalam m-commerce untuk menawarkan produk.
Personalized kemudian dibuat, didasarkan pada dimana pelanggan menghabiskan
sebagian besar waktu dan pada apa yang dia beli. Pendekatan yang sama digunakan
dalam Web-based cross selling-(atau up-selling), di mana iklan produk yang
berhubungan disediakan. Misalnya, jika Anda membeli mobil, asuransi mobil
secara otomatis ditawarkan.
Iklan dan Promosi. Internet membuka
pintu untuk iklan online terutama melalui e-mail dan banner yang ditargetkan,
dan ini berkembang pesat. Inovatif seperti pemasaran yang ada di Internet.
Wireless dan aplikasi komputasi pervasive juga mengubah iklan. Sebagai contoh,
untuk mengukur perhatian pada iklan, sebuah perangkat mobile-komputasi dari
Arbitron (lihat Orang Portable Meter di arbitron.com) dilakukan oleh pelanggan.
Siapapun yang memakai perangkat secara otomatis log iklan dilihat atau
mendengar kapan saja, di mana saja dalam aktivitas sehari nya.
Saluran Distribusi dan Inovasi In-Store
Organisasi dapat
mendistribusikan produk dan layanan melalui sejumlah delivery channel. Sebagai
contoh, sebuah perusahaan dapat menggunakan outlet sendiri atau distributor produk
digital dapat didistribusikan secara online, atau dapat disampaikan pada CD-ROM.
Produk lainnya dapat disampaikan oleh truk atau kereta, dengan pergerakan
barang dipantau oleh aplikasi TI. Web adalah merevolusi saluran distribusi.
Manajemen
Pemasaran
Banyak aplikasi manajemen pemasaran didukung oleh sistem
informasi terkomputerisasi. Berikut adalah beberapa contoh bagaimana pemasaran
mewakili manusia.
Harga Produk atau Jasa. Volume penjualan sebagian besar ditentukan oleh harga produk
atau jasa. Harga juga merupakan penentu utama dari keuntungan. Harga adalah
keputusan dan harga harus sering diganti. Perusahaan mungkin perlu menyesuaikan
harga dengan cepat atau mengambil tindakan lain.
Produktivitas tenaga penjualan. Penjual berbeda satu sama
lain, beberapa unggul dalam menjual produk tertentu sementara yang lain unggul
dalam menjual untuk jenis tertentu. Informasi geografis, yang biasanya
dikumpulkan dalam penjualan dan pemasaran TPS, dapat dianalisis menggunakan sistem
kinerja komparatif di mana data penjualan oleh tenaga penjualan, produk,
wilayah, dan bahkan dievaluasi. Penjualan saat ini sebenarnya dapat
dibandingkan dengan data historis dan standar.
Produktivitas Perangkat Lunak. Penjualan otomatisasi perangkat
lunak sangat membantu bagi usaha kecil, memungkinkan mereka untuk secara cepat
meningkatkan penjualan dan pertumbuhan.
Analisis Profitabilitas. Dalam iklan dan upaya pemasaran lainnya, belasan orang
sering perlu untuk mengetahui kontribusi laba produk dan jasa tertentu. Informasi
profitabilitas produk dan jasa dapat berasal dari sistem akuntansi biaya. Beberapa
perusahaan penerbangan, misalnya, menggunakan sistem keputusan otomatis untuk
menetapkan harga berdasarkan profitabilitas dan dirancang untuk membantu
manajer menilai dan meningkatkan kinerja, keuntungan, produk, saluran
distribusi, daerah penjualan, dan dimensi lainnya.
Produk Baru, Jasa, dan Perencanaan Pasar. Pengenalan produk baru atau Jasa
yang ditingkatkan bisa mahal dan berisiko. Sebuah pertanyaan penting untuk
bertanya tentang produk baru atau jasa, "Apakah menjual?" Jawaban
yang tepat untuk analisis hati-hati, perencanaan, dan peramalan. Ini terbaik
dapat dilaksanakan dengan bantuan TI karena jumlah besar menentukan faktor dan
ketidakpastian yang mungkin terlibat. Riset pasar juga dapat dilakukan di
Internet. Isu yang terkait adalah kecepatan dengan produk yang dibawa ke pasar dengan
menggunakan internet.
Sistem Pemasaran Berbasis Web. Web (atau Internet) pemasaran
mengacu pada pemasaran yang dilakukan melalui Internet. Hal ini, pada dasarnya bahwa
saluran pemasaran baru tumbuh dengan pesat, dan merupakan bagian utama dari
e-commerce.
Aplikasi lainnya. Ada banyak aplikasi lain. Misalnya, sistem TI termasuk
RFID yang dimanfaatkan untuk mengurangi pencurian di toko. Kegiatan pemasaran
menyimpulkan kegiatan utama dari rantai nilai.
Mengelola Sistem Akuntansi dan Keuangan
Sebuah misi utama dari akuntansi/keuangan fungsional
adalah untuk mengelola aliran uang kedalam dan keluar organisasi. Ini adalah
misi yang sangat luas karena uang terlibat dalam semua fungsi organisasi.
Beberapa kegiatan akuntansi/keuangan seperti gaji, penagihan, dan manajemen kas
yang terkomputerisasi sebagai awal tahun 1950-an. Hari ini, sistem informasi akuntansi/keuanganyang
sangat beragam dan komprehensif. Hal ini dibagi menjadi tiga tingkatan:
strategis, taktis, dan operasional. Teknologi informasi dapat mendukung hampir
semua kegiatan yang terdaftar, serta komunikasi dan kolaborasi akuntansi /
keuangan dengan lingkungan internal dan eksternal.
Perencanaan Keuangan Dan Penganggaran
Pengelolaan aset keuangan yang tepat adalah tugas
utama dalam perencanaan keuangan dan penganggaran. Manajer harus merencanakan
untuk kedua akuisisi sumber daya keuangan dan penggunaannya. Perencanaan
keuangan, seperti perencanaan fungsional lainnya, terikat pada atas semua
perencanaan organisasi dan bidang fungsional lainnya. Hal ini dibagi menjadi jangka
pendek, menengah, dan jangka panjang, seperti perencanaan kegiatan. Analis
keuangan menggunakan sumber daya Web dan analisis terkomputerisasi untuk
mencapai perencanaan keuangan organisasi dan kegiatan penganggaran.
Perkiraan Keuangan
dan Ekonomi dan
Penganggaran. Pengetahuan tentang ketersediaan biaya
dan uang adalah bahan utama untuk perencanaan
keuangan yang sukses. Terutama yang penting adalah
proyeksi arus kas, yang memberitahu organisasi
bagaimana dana yang mereka butuhkan dan kapan,
dan bagaimana mereka akan memperoleh itu.
Fungsi ini yang
penting bagi semua perusahaan,
tetapi khususnya bagi perusahaan kecil, yang
cenderung memiliki keuangan yang sedikit. Proyeksi
arus kas yang tidak akurat adalah
nomor satu alasan
mengapa banyak usaha kecil bangkrut.
Penganggaran. Bagian paling terkenal dari perencanaan keuangan
adalah anggaran tahunan. Anggaran merupakan ekspresi keuangan dari rencana
organisasi. Hal ini memungkinkan manajemen untuk mengalokasikan sumber daya
dengan cara yang paling mendukung misi dan tujuan organisasi. TI memungkinkan
pengenalan logika keuangan dan efisiensi ke dalam proses penganggaran.
Dukungan Perangkat Lunak. Beberapa paket perangkat lunak, banyak yang berbasis
web, tersedia untuk mendukung penyusunan anggaran dan kontrol (misalnya,
Prophix Express dari PROPHIX Software, dan modul anggaran dari Oracle dan
Capterra.com) dan untuk memfasilitasi komunikasi antara semua peserta dalam
penyusunan anggaran.
Manfaat utama menggunakan busur perangkat lunak anggaran
yang dapat mengurangi waktu dan usaha yang terlibat dalam proses anggaran,
menggali dan menganalisa implikasi perubahan organisasi dan lingkungan,
memfasilitasi integrasi tujuan strategis perusahaan dengan rencana operasional,
membuat perencanaan yang sedang berlangsung proses terus menerus, dan secara
otomatis memonitor pengecualian untuk pola dan tren.
Penganggaran Modal. Penganggaran Modal adalah pembiayaan akuisisi aset,
termasuk penjualan aset utama organisasi. Biasanya mencakup perbandingan
alternatif seperti menjaga aset tersebut, menggantinya dengan aset baru yang
identik, menggantinya dengan yang berbeda, atau membuangnya. Proses penganggaran
modal juga mengevaluasi membeli versus opsi sewa.
Mengelola Transaksi Keuangan
Sebuah sistem informasi akuntansi/keuangan juga
bertanggung jawab untuk mengumpulkan data mentah yang diperlukan untuk TPS
akuntansi/ keuangan, mengubah data menjadi informasi, dan membuat informasi
tersedia bagi pengguna, apakah informasi keseluruhan mengenai gaji, laporan organisasi
internal, atau laporan eksternal kepada pemegang saham atau lembaga pemerintah.
Banyak paket software yang ada untuk melaksanakan
kegiatan rutin pemrosesan transaksi akuntansi. Banyak paket perangkat lunak
terintegrasi. Dalam sistem yang terintegrasi, akuntansi / keuangan
dikombinasikan dengan TPS lain seperti pemasaran dan produksi dan manajemen
operasi. Data dikumpulkan dan dikelola untuk sistem transaksi akuntansi /
keuangan memproses masukan untuk sistem informasi berbagai fungsional.
TPS Akuntansi/ keuangan juga menyediakan jalur, audit
yang lengkap dapat diandalkan dari seluruh transaksi rutin ditransmisikan
melalui jaringan. Fitur ini sangat penting untuk akuntan dan auditor.
XBRL: Extensible Bisnis Pelaporan Bahasa.
XBRL merupakan bahasa pemrograman dan standar
internasional untuk transmisi elektronik bisnis dan informasi
keuangan. Dengan XBRL, semua data keuangan perusahaan dikumpulkan, konsolidasi, dipublikasikan, dan dikonsumsi tanpa perlu menggunakan lembar kerja Excel. Pengajuan tersebut memungkinkan analis pemerintah untuk memvalidasi informasi yang
disampaikan dalam jam, bukan dua sampai tiga minggu.
Manajemen Investasi
Pengelolaan investasi yang efektif merupakan tugas
yang sulit, baik bagi individu maupun untuk perusahaan. Keputusan investasi
didasarkan pada prakiraan ekonomi dan keuangan dan pada beberapa tujuan dan
berbagai macam yang saling bertentangan (seperti produksi yang tinggi,
keamanan, dan likuiditas). Iklim investasi juga termasuk peluang di negara
lain. Faktor Yang lain yang memberikan kontribusi terhadap kompleksitas
manajemen investasi adalah bahwa investasi yang dilakukan oleh banyak organisasi
tunduk pada peraturan yang kompleks dan peraturan perpajakan. Akhirnya,
keputusan investasi harus dilakukan dengan cepat dan sering. Para pengambil
keputusan bisa di lokasi yang berbeda, dan mereka perlu bekerja sama dan
berkolaborasi. Oleh karena itu, komputerisasi sangat populer di lembaga
keuangan yang terlibat dalam investasi. Banyak bank dan lembaga keuangan
memiliki sistem serupa, terutama untuk manajemen portofolio. Suara pemegang
saham Perusahaan melakukan 'online dan mengirimkan laporan kepada pemegang
saham. Perusahaan pialang mencoba untuk menggantikan semua kertas laporan
dengan yang elektronik.
Berikut ini adalah bidang utama dukungan yang TI dapat
memberikan kepada manajemen investasi.
Akses ke Laporan Keuangan
dan Ekonomi. Pengambilan keputusan investasi memerlukan manajer
untuk mengevaluasi laporan keuangan dan ekonomi dan berita yang diberikan oleh
agen-agen federal dan negara, universitas, lembaga penelitian, jasa keuangan,
dan perusahaan. Sebagian besar dari layanan ini berguna baik untuk manajer
investasi profesional dan bagi investor individu.
Analisis Keuangan. Analisis keuangan dapat dijalankan dengan program lembar kerja, atau
dengan perangkat lunak yang tersedia secara komersial yang sudah jadi. Atau,
bisa lebih canggih, melibatkan algoritma yang komplek dan sistem cerdas.
Teknologi Informasi lain dapat digunakan juga. Sebagai contoh, Morgan Stanley
dan Perusahaan menggunakan virtual reality pada intranet untuk menampilkan
hasil analisis risiko dalam tiga dimensi. Melihat data dalam 3-D membuat lebih
mudah untuk membuat perbandingan dan koneksi intuitif daripada yang grafik dua
dimensi atau data lembar kerja tabulasi.
Pengawasan dan Audit
Sebuah organisasi, alasan utama keluar dari bisnis
adalah ketidakmampuan mereka untuk meramalkan arus kas yang cukup aman. Beban
diremehkan, overspending, salah urus keuangan, dan penipuan dapat menyebabkan
bencana. Perencanaan yang baik sangat diperlukan, tetapi tidak cukup, dan harus
dilengkapi oleh pengendalian terampil. Pengendalian aktivitas dalam organisasi
mengambil berbagai bentuk, termasuk pengendalian dan audit sistem informasi
sendiri. Sistem informasi memainkan peran yang sangat penting dalam mendukung
pengendalian organisasi. Bentuk khusus pengawasan keuangan disajikan
selanjutnya.
Analisis Risiko. Perusahaan perlu untuk menganalisis risiko melakukan
bisnis dengan mitra atau di negara lain. Pemberian kredit kepada nasabah dapat
berisiko, sehingga kita dapat menggunakan produk seperti FTCO (dari
fairisaac.com) untuk menghitung risiko. Manajemen risiko terkait dengan
kepatuhan.
Pengendalian Anggaran. Setelah anggaran tahunan telah diputuskan, itu
dibagi menjadi alokasi bulanan. Manajer di berbagai tingkatan kemudian memonitor
pengeluaran departemen dan membandingkan mereka terhadap kemajuan anggaran dan
operasional rencana perusahaan. Sistem pelaporan Wikipedia meringkas pengeluaran
dan menyediakan laporan. Mencoba perangkat lunak yang lebih canggih untuk meminimalkan
pengeluaran untuk pemenuhan program. Berbagai program perangkat lunak dapat
digunakan untuk mendukung pengendalian anggaran; kebanyakan mereka digabungkan
dengan paket penyusunan anggaran dari vendor seperti claritysystems.com dan capterra.com.
Auditing. Tujuan utama dari audit adalah untuk memastikan
keakuratan dan kondisi kesehatan keuangan organisasi. Audit internal dilakukan
dengan akuntansi / petugas keuangan, yang juga mempersiapkan audit eksternal
oleh perusahaan BPA. TI dapat memfasilitasi audit. Sebagai contoh, sistem
cerdas dapat mengungkap penipuan dengan menemukan transaksi keuangan yang
signifikan menyimpang dari profil pembayaran sebelumnya. Juga, IT menyediakan
data real-time kapanpun dibutuhkan.
Analisis Rasio Keuangan. Tugas utama dari departemen akuntansi / keuangan
adalah untuk mengawasi kesehatan keuangan perusahaan dengan memonitor dan
menilai satu set rasio keuangan. Rasio ini sebagian besar sama dengan yang
digunakan oleh pihak eksternal ketika mereka memutuskan apakah akan berinvestasi
dalam sebuah organisasi, atau membelinya. Namun pihak internal memiliki akses
ke data yang detail lebih banyak untuk digunakan dalam perhitungan rasio
keuangan.
Pengumpulan data yang untuk analisis rasio dilakukan
oleh sistem pemrosesan transaksi, dan perhitungan rasio dilakukan dengan model
analisis keuangan. Interpretasi dari rasio, dan terutama prediksi perilaku masa
depan, membutuhkan keahlian dan kadang-kadang didukung oleh sistem cerdas.
Analisis Profitabilitas dan Pengendalian Biaya. Banyak perusahaan yang berkaitan dengan profitabilitas produk atau jasa
serta dengan kesehatan keuangan dari seluruh organisasi. Analisis Profitabilitas
Perangkat lunak DSS memungkinkan perhitungan yang akurat dari profitabilitas
dan alokasi biaya overhead. Salah satu cara untuk mengendalikan biaya adalah
dengan memperkirakan itu dengan benar. Hal ini dilakukan dengan menggunakan
software khusus.
Otomasi Manajemen
Biaya. Beban manajemen otomatisasi (EMA) mengacu pada
sistem yang mengotomatisasi pemasukan data dan pengolahan biaya perjalanan dan
hiburan. Sistem ini memungkinkan perusahaan secara cepat dan konsisten
mengumpulkan informasi biaya, menegakkan kebijakan perusahaan dan kontrak, dan
mengurangi pembelian yang tidak direncanakan.
Sistem Sumber Daya Manusia
Perkembangan sistem berbasis Web dalam meningkatkan
popularitas informasi sistem sumber daya manusia (HRISs) pada akhir 1990-an.
HRIS awal aplikasi, terutama terkait dengan sistem pemrosesan transaksi.
Kegiatan utama adalah rekrutmen: pengembangan sumber daya manusia, pemeliharaan
dan penilaian, dan perencanaan sumber daya manusia dan manajemen.
Rekruitmen
Rekruitmen adalah mencari karyawan, menguji mereka, dan memutuskan mana
yang harus disewa.
Menggunakan Web untuk Rekrutmen. Dengan
jutaan resume online
yang tersedia, maka tidak mengherankan
bahwa perusahaan berusaha
untuk menemukan kandidat yang sesuai di Web,
biasanya dengan bantuan mesin pencari khusus.
Online Rekrutmen
ini bermanfaat bagi kandidat. Mereka terkena lebih
banyak penawaran pekerjaan,
bisa mendapatkan rincian posisi dengan cepat.
Menggunakan Jaringan Sosial dan Software
cerdas. Rekrutmen di dunia
maya dan situs
jaringan sosial sangat
populer. Hal ini dilakukan
di lokasi utama
sebagian besar (misalnya Linkedln, MySpace, Facebook,
Craigsiist. dan Second
Life).
HRM Portal dan Survei Gaji. Satu keuntungan dari Web adalah jumlah besar informasi yang berkaitan
dengan pencocokan pekerjaan. Ada juga banyak portal HR-terkait swasta dan
publik. Perekrut online publik komersial, seperti Monster.com, membantu
perusahaan perekrut sulit menemukan calon-untuk mengisi posisi.
Bidang lain untuk
portal HR adalah
survei gaji. Survei
Gaji membantu perusahaan
menentukan berapa banyak untuk membayar karyawan.
Seleksi Karyawan. Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab
untuk menyaring pelamar kerja, evaluasi, pengujian, dan memilih mereka sesuai
dengan peraturan negara bagian dan federal. Proses seleksi karyawan dapat
menjadi sangat kompleks karena mungkin melibatkan kriteria eksternal dan
internal kandidat dan beberapa banyak.
Pemeliharaan dan
Pengembangan SDM
Setelah direkrut,
karyawan menjadi bagian dari sumber daya manusia perusahaan, yang perlu dipelihara
dan dikembangkan. Beberapa kegiatan yang didukung oleh TI adalah sebagai berikut.
Evaluasi Kinerja. Sebagian besar karyawan secara berkala dievaluasi
oleh atasan langsung mereka. Rekan atau bawahan juga dapat mengevaluasi orang
lain. Evaluasi biasanya direkam pada bentuk kertas atau elektronik. Setelah
didigitalkan, evaluasi dapat digunakan untuk mendukung banyak keputusan, mulai
dari penghargaan sampai ke pemutusan hubungan kerja. Manajer perusahaan dapat
menganalisis kinerja karyawan dengan bantuan sistem cerdas, yang memberikan
interpretasi sistematis kinerja dari waktu ke waktu.
Pelatihan dan Pengembangan Sumber
Daya Manusia. Pelatihan karyawan
merupakan kegiatan penting dari departemen
sumber daya manusia. Masalah utama adalah
perencanaan kelas dan menyesuaikan program-program
pelatihan khusus untuk
memenuhi kebutuhan organisasi dan karyawan. Departemen sumber daya manusia membangun rencana pengembangan karir bagi setiap
karyawan. TI dapat mendukung perencanaan, pemantauan,
dan pengendalian kegiatan
ini dengan menggunakan aplikasi alur kerja.
TI juga memainkan peran penting dalam pelatihan.
Beberapa perkembangan yang paling inovatif dalam bidang instruksi dibantu
komputer cerdas (ICAI) dan aplikasi dukungan multimedia untuk kegiatan
pembelajaran. Pelatihan tenaga penjualan adalah proposisi yang mahal dan
panjang. Untuk menghemat biaya pelatihan, perusahaan menyediakan pelatihan
penjualan-keterampilan melalui Internet atau intranet.
Paling menjanjikan alat pelatihan berbasis web adalah
mereka yang didasarkan pada simulasi interaktif dan lingkungan virtual dimana
pengguna belajar dengan operasi atau bermain di lingkungan simulasi (misalnya,
dalam permainan seperti SIM City dan di Second Life). Industri pesawat terbang
telah menggunakan simulator penerbangan selama puluhan tahun untuk pelatihan
pilot. Second Life memiliki forum khusus pada traing dan belajar dengan
menggunakan dunia maya.
Perencanaan dan Manajemen
SDM
Mengelola sumber
daya manusia dalam organisasi
besar memerlukan perencanaan
yang luas dan strategi rinci (Gomez-Mejia, 2007).
Di beberapa industri,
negosiasi tenaga kerja adalah sangat penting aspek
perencanaan sumber daya manusia difasilitasi oleh
TI. Bagi kebanyakan perusahaan, penyelenggara
program kesejahteraan karyawan juga
merupakan bagian penting dari fungsi sumber daya manusia.
Mengintegrasikan Sistem Informasi Fungsional
Alasan Untuk Integrasi
Selama bertahun-tahun sebagian besar aplikasi TI
dikembangkan di bidang fungsional, independen satu sama lain. Hal ini
menciptakan potensi masalah dengan berbagi informasi, terutama ketika proses
bisnis dilakukan di beberapa departemen, seperti pemenuhan pesanan atau
menyiapkan daftar gaji. Banyak perusahaan mengembangkan sistem mereka sendiri
disesuaikan, disebut sebagai rumah tumbuh sistem, yang berurusan dengan
prosedur standar untuk melaksanakan proses transaksi/kegiatan operasional. Organisasi
yang lebih kecil, pilihan tersebut adalah lebih menarik. Memang, beberapa ratus
produk komersial yang tersedia untuk mendukung masing-masing bidang fungsional
utama.
Untuk membangun
sistem informasi di
sepanjang proses bisnis (yang lintas jalur
fungsional) membutuhkan pendekatan yang
berbeda. Pencocokan proses
bisnis dengan kombinasi
beberapa fungsional dari paket dapat
menjadi solusi di beberapa daerah. Sebagai contoh, dimungkinkan untuk mengintegrasikan manufaktur, penjualan, dan
perangkat lunak akuntansi jika mereka semua berasal
dari vendor perangkat lunak yang
sama. Namun, menggabungkan
paket yang ada dari
beberapa vendor mungkin tidak praktis atau efektif.
Untuk membangun aplikasi yang mudah akan menyeberangi garis fungsional
dan mencapai database
yang terpisah sering membutuhkan pendekatan baru,
seperti Web Services, dan suite terintegrasi, seperti
yang ditawarkan oleh
Oracle.com.
Hambatan-hambatan Integrasi Sistem informasi antar
departemen dan kantor pusat perusahaan mengurangi duplikasi usaha. Salah satu
faktor kunci untuk integrasi, khususnya dengan mitra bisnis, kesepakatan pada
standar yang sesuai. Integrasi dapat dilakukan oleh perangkat lunak komputer,
yang dikenal sebagai middleware, yang menghubungkan program perangkat lunak
lainnya. Sistem informasi
terpadu dapat dibangun dengan mudah di sebuah
perusahaan kecil. Dalam organisasi besar, dan bahkan di perusahaan
multinasional, integrasi mungkin memerlukan lebih
banyak usaha.
Integrasi Kantor Depan dengan Usaha Kantor
Sebuah integrasi
lintas-departemen yang sering adalah salah satu yang melibatkan front-office
dengan operasi back-office.
Front-office mengacu
kepada pelanggan menghadapi sistem, sebagian besar pemasaran,
periklanan, dan ketertiban
mengambil. Back-office
adalah kegiatan yang
berkaitan dengan pemenuhan order,
akuntansi, keuangan, produksi, dan pengiriman.
Ini adalah tugas
yang sulit. Lebih mudah untuk mengintegrasikan operasi front-office antara mereka sendiri dan operasional back-office di antara mereka sendiri.
Menggunakan Enterprise 2.0 dan Worlds Virtual
Mengintegrasikan bidang
fungsional dapat difasilitasi
oleh tools Web 2.0
(misalnya, blogging, wiki) untuk meningkatkan
kerjasama antar departemen. Perusahaan dapat membuka
halaman di jaringan
sosial yang mungkin
melibatkan beberapa departemen. Ada peningkatan kehadiran
di jaringan sosial (misalnya, merekrut dan
pemasaran di Linkcdln,
serta kehadiran di Second Life.
Masalah Manajerial
1.
Integrasi sistem informasi
fungsional. Integrasi sistem informasi fungsional
adalah masalah utama
bagi banyak organisasi. Meskipun klien /
server arsitektur lebih bisa menerima integrasi
dari sistem warisan,
masih ada masalah
mengintegrasikan berbagai jenis data dan prosedur yang digunakan
oleh daerah fungsional. Juga, ada masalah
kemauan untuk berbagi informasi, tantangan yang ada dan
praktek-praktek budaya.
2.
Prioritas proses pengolahan transaksi
Transaksi yang tidak mungkin menjadi aplikasi eksotis, tetapi berhubungan
dengan proses inti dari organisasi. Ia harus menerima prioritas dalam alokasi
sumber daya, seimbang terhadap aplikasi inovatif yang diperlukan untuk mempertahankan
keunggulan kompetitif dan profitabilitas, karena TPS mengumpulkan informasi
yang dibutuhkan untuk kebanyakan aplikasi.
3. Mencari aplikasi inovatif. Alat
seperti Lotus Notes, portal perusahaan, dan
Intelijen bisnis berbasis Web memungkinkan pembangunan banyak aplikasi yang dapat meningkatkan produktivitas dan kualitas. Mencari peluang untuk aplikasi tersebut dapat paling baik dilakukan secara kooperatif oleh pengguna akhir dan IS departemen.
Intelijen bisnis berbasis Web memungkinkan pembangunan banyak aplikasi yang dapat meningkatkan produktivitas dan kualitas. Mencari peluang untuk aplikasi tersebut dapat paling baik dilakukan secara kooperatif oleh pengguna akhir dan IS departemen.
4.
Menggunakan Web. Sistem
berbasis web harus dipertimbangkan dalam semua
bidang fungsional. Hal ini adalah efektif,
biaya yang relatif kecil, dan mudah
digunakan. Selain aplikasi
baru, perusahaan harus
mempertimbangkan konversi dari
aplikasi yang ada untuk yang berbasis web.
5.
Sistem integrasi. Meskipun sistem
fungsional diperlukan, mereka mungkin tidak cukup jika mereka bekerja secara
independen. Sulit untuk mengintegrasikan sistem informasi fungsional, tetapi
ada beberapa pendekatan untuk melakukannya. Di masa depan, Web Services bisa
memecahkan masalah integrasi, termasuk menghubungkan ke sistem warisan.
6.
Masalah etika. Banyak isu-isu
etis terkait dengan
berbagai topik bab ini. Organisasi profesional,
yang berkaitan dengan bidang fungsional (misalnya, asosiasi
pemasaran), memiliki kode etik mereka
sendiri. Kode ini harus dipertimbangkan dalam mengembangkan sistem fungsional. Demikian
juga, organisasi harus
mempertimbangkan kebijakan privasi.
Beberapa organisasi memberikan perbandingan kebijakan privasi
dan etika-topik
terkait lainnya. Aplikasi
HRM sangat rentan dengan pertimbangan etis dan hukum. Sebagai contoh, pelatihan
kegiatan yang merupakan bagian dari MSDM dapat melibatkan isu-isu etis dalam
merekrut dan memilih karyawan dan dalam mengevaluasi kinerja. Demikian juga, TPS
data pengolahan dan menangani penyimpanan informasi pribadi tentang
orang-orang, kinerja mereka, dan sebagainya. Perawatan harus diambil untuk
melindungi informasi dan privasi dari karyawan dan pelanggan.
D.
KESIMPULAN
1.
Aplikasi sistem informasi dapat mendukung berbagai
aktivitas fungsional. software yang cukup sudah tersedia di pasar untuk banyak
dukungan ini (untuk sewa atau membeli).
2.
Bidang bisnis utama fungsional adalah manajemen
produksi/operasi, pemasaran, akuntansi/keuangan, dan manajemen sumber daya
manusia.
3.
Tulang punggung dari aplikasi sistem informasi adalah
sistem pemrosesan transaksi (TPS), yang melacak, rutinitas misi-pusat operasi
organisasi.
4.
Daerah utama dukungan TI untuk produksi/operasi manajemen
dalam bidang logistik dan manajemen persediaan: JIT, kustomisasi massal, dan
CIM.
5.
Pemasaran dan penjualan menangani sistem informasi dengan
semua kegiatan yang berkaitan dengan pesanan pelanggan, penjualan, periklanan
dan promosi, riset pasar, pelanggan servise, dan produk dan harga layanan.
Menggunakan IT dapat meningkatkan penjualan, kepuasan pelanggan, dan
profitabilitas.
6.
sistem informasi keuangan berurusan dengan topik-topik
seperti manajemen investasi, operasi keuangan, meningkatkan modal, analisis
risiko, dan persetujuan kredit.
7.
akuntansi sistem informasi juga mencakup banyak aplikasi
non-TPS di berbagai bidang seperti pengendalian biaya, perpajakan, dan audit.
8.
tugas yang paling terkait dengan pengembangan sumber daya
manusia dapat didukung oleh sistem informasi sumber daya manusia. Tugas ini
termasuk rekrutmen dan seleksi karyawan, perekrutan, evaluasi kinerja, gaji dan
tunjangan administrasi, pelatihan dan pengembangan, negosiasi tenaga kerja, dan
bekerja perencanaan.
9.
Sistem HR berbasis web yang sangat berguna untuk
perekrutan dan pelatihan.
10. Sistem
informasi fungsional terintegrasi yang diperlukan untuk memastikan pelaksanaan
yang efektif dan efisien dari kegiatan yang melintasi garis fungsional atau
yang membutuhkan kerja sama fungsional.
11. mengintegrasikan
aplikasi yang sulit, itu bisa dilakukan dengan berbagai cara, seperti membeli
dari aplikasi rak dari satu vendor atau menggunakan perangkat lunak
menghubungkan khusus yang dikenal sebagai middleware. Sebuah pendekatan baru
yang menjanjikan adalah bahwa layanan web.
E.
REFERENSI
Turban, Efraim dan
Linda Volonino. 2010. Information Technology For Management: Transforming
Organizations In The Digital Economy. 7th
Edition. John Wiley & Sons, Inc.
Turban, Potter, dan
Rainer. 2006. Introduction Information Technology : Pengantar Teknologi
Informasi. Edisi 3. Salemba Empat, Jakarta.
O’Brian, James. A. dan
George M. Marakas. Introduction to Information System. 15th Edition.
Mc Grow Hill.
Turban, Leidner,
McLean, dan Wetherbe. Information Technology for Management. 5th
Edition.
Gronstedt, A. 2008. Training
In Virtual Words. ASTD Press, New York.
Permisi..., jangan sampai lupa untuk mengunjungi blog yang terpampang nyata paling cetar membahana badai Katarina melintasi Khatulistiwa membelah samudera Atlantik :
BalasHapusmognetcenter.blogspot.com
B-) B-) B-)B-) B-) B-)B-) B-) B-)